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Consultations and modifications of tax returns. Collaborators

  • To consult or modify an informative tax return that has already been filed, you can use the option "Consultations and modifications of tax returns" for collaborators, available in the procedures overview for each informative tax return form in the E-Office.

    Seleccione la opción "Colaboradores". Para ello deberá identificarse con firma digital (certificado electrónico o DNIe).

    Consultation and modification for collaborators

    Identification with a certificate/electronic DNI

    Indique el ejercicio fiscal de la declaración presentada y pulse "Acceder".

    Elegir ejercicio

    Indique el NIF o NIE del colaborador para obtener la lista de expedientes o bien indique el NIF del declarante para a acceder a los expedientes del titular. A continuación pulse "Acceder".

    Indicate the NIF (Tax ID No.) and click 'Access'

    Si accede con el NIF del colaborador, accederá a un resumen de todos los expedientes de declaraciones informativas que puede consultar y modificar.

    Le adelantamos que únicamente podrá modificar expedientes que se encuentren en situación "Correcto" o "Con anomalías". En los expedientes en tramitación o en revisión sólo podrá consultar la historia del expediente y las anomalías detectadas tras la revisión inicial del expediente.

    Expedientes con anomalías y correctos

    A continuación, haga clic sobre el número de la columna "Justificante" que corresponda con el expediente que quiera consultar o corregir.

    Listado de expedientes

    Based on the processing status of the tax return and model, different options will appear in the "Available Services" menu: Detailed enquiry of anomalies, Modify detail records, Modificar hoja resumenBaja registro de detalle, Alta registro de detalle and Cancellation due to replacement. Specifically, the Informative Tax Return forms for Income Tax will no longer include the options "Edit summary page" and "Registration of details record" in the fiscal year 2018, as in the new system all tax returns will be filed as correct and the adjustment of totals between the Type 1 record and the details record is not required.

    Detailed enquiry of anomalies

    A new feature in 2018 tax returns is that a result of the records with anomalies will be displayed on the screen instead of generating a PDF file with the tax return's anomalies. A search can be carried out by record number, NIF or unidentified declared subjects.

    Detailed enquiry of anomalies

    search for anomalies

    search for records with anomalies

    Modify detail records

    You can modify any type 2 records that you deem relevant. Tras corregir los registros y, una vez que los cambios se hayan consolidado, también se actualizará la hoja resumen por lo que no será necesario modificarla. En cada presentación podrá modificar un máximo de 500 registros.

    Modificar registro de detalle

    1. Submission and continue with the modification

    A search can be carried out on the record to edit by record number, NIF or unidentified declared subjects. In addition, the record required editing can be selected by clicking on the detail number of the record list displayed.

    find details record

    Si existen datos erróneos, el campo aparecerá en amarillo. Once edited, the fields will turn to colour orange; click "Accept" to save changes.

    Edit incorrect datum

    change details record and accept

    The last step will request the conformation of submission; therefore, you must click on the "I Agree" box and click on "Sign and Submit" to obtain the edition submission receipt with the corresponding Secure Verification Code.

    In conformance with submission of edited details records

    confirmation edited records

    Modificar hoja resumen

    It allows editing details on the summary page, but only in the Informative Tax Return forms that are not for Income Tax, as in the new system of submissions and cancellations the adjustment of totals between the Type 1 record and the details record is not required.

    Modificar Hoja Resumen

    In those instances in which it is available, access will be provided to the details of the summary page and any data required may be edited. If there are any incorrect details the fields will appear in yellow; on the right-hand side you will see help links with information regarding the calculations of your tax return and the H.R. errors. Once corrected, the modified fields will appear in orange.

    Continuar modificar hoja resumen

    Errors in the summary page

    Errors modified

    Revise los datos modificados antes de confirmar la presentación y haga clic en "Continuar".

    Resumen declaración hoja resumen

    Continúe con la presentación de la modificación hasta que le aparezca el número de registro asociado a la misma.

    Firmar y Enviar modificación hoja resumen

    Puede imprimir la hoja resultante como justificante de la corrección desde el enlace "Ver en formato imprimible".

    Baja registro de detalle

    This allows you to remove records that have been included in the tax return. Estas modificaciones actualizan automáticamente la hoja resumen de la declaración por lo que no tendrá que hacer cambios en ella. Click on "Continue".

    Baja registro de detalle

    Continuar baja registro de detalle

    El procedimiento de búsqueda de registros es similar al del resto de servicios. Una vez localizados sólo tendrá que seleccionarlos y hacer clic en "Continuar".

    Localizar error para dar de baja

    Click Continue

    Continue with the submission and click 'Sign and send'. You will then receive a PDF receipt via the 'See printable format' link.

    To confirm the removal, click Continue

    Sign and send the record removal

    Alta registro de detalle

    This allows you to register a new record, provided that there are no type 1 errors in the record. No es posible dar de alta registros con errores; en este caso, se mostrarían los campos coloreados en amarillo. El alta de registros de tipo 2 nuevos actualiza automáticamente la hoja resumen de la declaración por lo que no tendrá que hacer cambios en ella. Please note that this option will be available only for Informative Tax Return forms that are not for Income Tax.

    Alta registro detalle

    Continuar alta registro de detalle

    Introduzca los datos del registro de tipo 2 que quiera incluir en cada uno de los campos. Se mostrarán en color naranja todos aquellos campos en los que incluya información. Haga clic en "Continuar". En la pestaña 3 "Confirmar presentación" revise que los datos que va a presentar son correctos. Vuelva a pulsar el botón "Continuar".

    Cumplimentar alta de registro de detalle

    Continuar confirmación datos de alta

    Confirmación presentación alta registro de detalle

    A continuación enlazará con el registro telemático para presentar la modificación con el alta del registro. Haga clic en "Firmar y Enviar".

    Firmar y Enviar Alta registro detalle

    Tenga en cuenta que tras la modificación de uno o más registros de detalle es necesario esperar para que los cambios se hagan efectivos. El proceso de consolidación de modificación de detalles se ejecuta cada cierto tiempo; por lo tanto, si las opciones "Modificar registros de detalle", "Modificar hoja resumen" o "Baja registro de detalle" no están disponibles es porque aún no se ha consolidado el cambio.

    Cancellation due to replacement

    For 2018 tax returns a new service is made available involving the cancellation of tax returns due to replacement, which is the preliminary step to filing a substitute tax return via the TGVI online system. As a result, all the records of a tax return will be immediately cancelled and replaced by a new substitute tax return for the same fiscal year.

    Option cancellation due to replacement

    explanation of the cancellation service

    Check the details and click on "Sign and Submit". Just like when filing other tax returns, click on the "I Agree" box and then click again on "Sign and Submit".

    confirm cancellation

    As a confirmation of the cancellation, a warning and a Secure Verification Code (CSV) associated with the procedure will be issued.

    cancellation submission receipt

    Useful links:

    Consultas modificaciones declaraciones informativas alta baja hoja resumen colaboradores
  • Help - Electronic certificates
  • Ayuda técnica DNI electrónico DNIe
    Technical assistance - electronic DNI (DNIe)
  • colaborador,colaboración,terceros
    Social collaborationInformation you can find at the Tax Agency E-Office