Documentación acreditativa para la expedición de un certificado electrónico de representante de persona jurídica

A partir del 1 de julio de 2016 se dejarán de emitir certificados de firma electrónica a favor de personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica, si bien estos certificados (conforme a las directrices del Ministerio de Industria, Energía y Turismo) podrán seguir utilizándose hasta su caducidad o revocación. Para sustituir a dichos certificados, se podrán utilizar certificados de firma electrónica de representante de personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica.

La autoridad certificadora establece la documentación que el solicitante debe presentar para la acreditación de la identidad. Habitualmente, esta información está publicada en la web de la entidad emisora del certificado.

En el caso de los certificados electrónicos emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, la AEAT actúa como Oficina de Registro para la acreditación de la identidad (en ningún caso es emisora del certificado electrónico). Las entidades no residentes en territorio español podrán gestionarlo a través de las Oficinas Consulares de España en el extranjero habilitadas para ello, sin necesidad de realizar un desplazamiento a España.

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FMMT), con el objetivo de adaptarse a los cambios técnicos exigidos por la normativa, comenzará a expedir los nuevos certificados de representante de persona jurídica, de representante de entidad sin personalidad jurídica y de representante para administradores únicos y solidarios a partir del 6 de junio de 2016. 

Para los certificados electrónicos de representante de persona jurídica emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), el solicitante deberá aportar la siguiente documentación:

A. Documentación relativa a la entidad:

Las sociedades mercantiles y demás personas jurídicas cuya inscripción sea obligatoria en el Registro Mercantil: certificado reciente del Registro Mercantil expedido con plazo no superior a los quince días anteriores a la fecha de solicitud del certificado relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de las mismas (será válida, a estos efectos, una nota simple con todas sus hojas selladas por el Registro). El plazo señalado anteriormente comenzará a contar desde el día siguiente al de la fecha de expedición, sin computar sábados, domingos y festivos.

Las Asociaciones, Fundaciones y Cooperativas no inscribibles en el Registro Mercantil: certificado reciente del registro público, expedido con fecha no superior a quince días anteriores a la fecha de de solicitud del certificado, donde consten inscritas, relativo a su constitución. El citado plazo comenzará a contar desde el día siguiente al de la fecha de expedición, sin computar sábados, domingos y festivos. 

Las sociedades civiles y demás personas jurídicas: documento público que acredite su constitución de manera fehaciente.

B. Documentación relativa al representante:

Si el solicitante es administrador o representante legal sujeto a inscripción registral; certificado del correspondiente Registro relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo, siendo válida a estos efectos una nota simple con todas sus hojas selladas por el Registro. Dicho certificado o nota simple deberá haber sido expedido durante los quince días anteriores a la fecha de solicitud del certificado de representante de persona jurídica, plazo que comenzará a contar desde el día siguiente al de la fecha de expedición, sin computar sábados, domingos y festivos.

En el supuesto de representación voluntaria, además de uno de los dos documentos recogidos en el párrafo anterior, será necesario presentar un poder notarial que contenga una cláusula especial para solicitar electrónico de representante de persona jurídica.

Importante: El poder de los representantes voluntarios, sólo se entenderá que es suficiente a efectos de la expedición del certificado de representante de Persona jurídica cuando contenga una cláusula especial y expresa de apoderamiento para la obtención del certificado.

La persona física solicitante del certificado, a efectos de su identificación, deberá personarse en cualquier oficina de acreditación, y se acreditará mediante Documento Nacional de Identidad. Podrá prescindirse de la personación si su firma en la solicitud del Certificado Electrónico de representante  de persona jurídica ha sido legitimada en presencia notarial.

NOVEDAD:

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FMMT) ofrece una nueva modalidad de certificado denominado certificado de Representante para administradores únicos y solidarios. Esta certificación electrónica expedida por la FNMT-RCM vincula un Firmante a con unos Datos de verificación de Firma y confirma su identidad. El Firmante actúa en representación de una Persona jurídica en calidad de representante legal con su cargo de administrador único o solidario inscrito en el Registro Mercantil.

La ventaja o facilidad que ofrece esta modalidad de certificados es que si el representante legal, administrador único o solidario, dispone de un certificado de persona física de la FNMT-RCM o un DNIe, se puede obtener el certificado de administrador único o solidario sin tener que personarse en una oficina de registro, identificándose a través de internet (siempre y cuando el certificado de persona física no provengan de una renovación). En cualquier caso, ya no es necesario ir al registro mercantil para la acreditación de las facultades de representación, reduciendo el número de viajes/trámites que se necesitan para obtener el certificado.

Para más información visite la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.